Periskop.id - Pemerintah Provinsi DKI Jakarta mulai memperkuat transformasi arsip digital dan dokumentasi sejarah birokrasi, sebagai bagian dari persiapan menuju usia lima abad Jakarta. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) DKI Jakarta menilai pengelolaan arsip tidak lagi sekadar urusan administrasi, tetapi menjadi fondasi penting dalam menjaga memori pembangunan dan arah kebijakan kota di masa depan.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan DKI Jakarta Nasruddin Djoko Surjono mengatakan, pembangunan budaya sadar arsip membutuhkan keterlibatan seluruh organisasi perangkat daerah (OPD), BUMD, hingga institusi pendidikan di lingkungan Pemprov DKI Jakarta.

“Membangun budaya sadar arsip tidak bisa dilakukan sendiri oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Kami butuh sinergi, disiplin, dan komitmen bersama di seluruh lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta,” kata Djoko dalam acara daring yang digelar Badan Pengelolaan Keuangan Daerah (BPKD) DKI Jakarta, Kamis (21/5). 

Menurut Djoko, arsip memiliki fungsi strategis karena menjadi dasar pengambilan keputusan, sumber pembelajaran generasi berikutnya, hingga penentu kesinambungan pembangunan sebuah kota besar. “Dengan arsip yang kuat, kita melanjutkan peradaban dengan pijakan pengetahuan yang jelas,” ujarnya.

Pemprov DKI kini juga mendorong setiap OPD, sekolah, hingga BUMD mulai menyusun buku sejarah institusi masing-masing. Langkah tersebut dinilai penting agar perjalanan kebijakan, kepemimpinan, inovasi, hingga dampak pembangunan terhadap masyarakat terdokumentasi secara utuh.

“Dari arsip-arsip itu, nanti dapat disusun narasi sejarah pembangunan Jakarta secara utuh,” kata Djoko.

Memori Kolektif
Ia menilai, kota global tidak hanya diukur dari pembangunan infrastruktur, tetapi juga kemampuan menjaga memori kolektif dan jejak sejarahnya. “Jakarta juga harus bergerak ke sana, menjadi kota global yang tidak tercerabut dari sejarah dan memorinya sendiri,” ujarnya.

Djoko menegaskan, menjelang usia Jakarta yang memasuki lima abad, tanggung jawab pemerintah daerah tidak hanya membangun kota secara fisik, tetapi juga menjaga jejak gagasan dan rekam kebijakan yang pernah dihasilkan.

“Hakikatnya arsip bukan sekadar tentang masa lalu. Arsip adalah empowering the future. Arsip memberi dasar pengambilan keputusan yang lebih baik, menjadi sumber pembelajaran generasi berikutnya, dan memastikan pembangunan memiliki kesinambungan arah,” ucapnya.

Di sisi lain, Dispusip DKI Jakarta juga terus mempercepat transformasi kearsipan berbasis digital melalui pemanfaatan aplikasi e-Office dan sistem Arsip Jakarta Mendunia (Arjuna). Berdasarkan data Dispusip DKI Jakarta, penggunaan e-Office mengalami peningkatan signifikan. 

Sepanjang 2025, jumlah surat masuk yang tercatat dalam sistem tersebut mencapai 457.641 dokumen, meningkat dibanding periode sebelumnya yang masih berada di kisaran 370 ribu dokumen.

“Tidak hanya ratusan atau ribuan. Di tahun 2025 surat masuk di e-Office mencapai 457.641 dokumen. Dokumen yang dikerjakan oleh teman-teman masing-masing OPD masuk di e-office. Sebelumnya masih sekitar 370-an ribu,” kata Djoko.

Sementara itu, penggunaan aplikasi Arjuna juga mengalami lonjakan signifikan. Jumlah dokumen yang teregister naik dari sekitar 10 ribu dokumen menjadi lebih dari 160 ribu dokumen pada 2026. “Awalnya 10 ribuan. Tahun 2026 meningkat, 160 ribuan dokumen yang masuk di kami,” ucapnya. 

Menurut dia, transformasi digital tidak hanya berkaitan dengan teknologi, tetapi juga perubahan budaya kerja birokrasi agar lebih modern, cepat, dan transparan.

“Bukan hanya transformasi teknologi, namun transformasi budaya. Yang menjadi penting, disiplin menggunakan digital, pekerjaan birokrasi. Ini akan menuju ke pemerintah modern yang berbasis digital,” kata dia.

Melalui sistem digital tersebut, proses surat-menyurat, pengelolaan arsip elektronik, hingga penggunaan tanda tangan digital dapat dilakukan lebih efisien dan mudah ditelusuri. Pemprov DKI juga menilai sistem digital penting untuk memastikan keamanan autentikasi dokumen pemerintahan.

Namun, Djoko mengingatkan transformasi kearsipan digital tidak akan berjalan maksimal apabila OPD dan BUMD masih terlalu bergantung pada dokumen fisik. “Karena itu, saya mengajak seluruh perangkat daerah, OPD, juga termasuk BUMD, agar memanfaatkan e-Office secara maksimal dalam proses administrasi sehari-hari,” serunya.

Ia menegaskan, penggunaan arsip elektronik harus menjadi budaya kerja baru birokrasi Jakarta sebagai kota global.“Dengan demikian, proses disposisi, persetujuan, sampai penyimpanan arsip dapat dilakukan secara cepat, transparan, dan terdokumentasi dengan baik,” ungkapnya.